10 secretos para gestionar equipos distribuidos

En este artículo exploraremos algunos de los aspectos positivos y negativos de trabajar con equipos de personas en forma distribuida. Para superar los desafíos, los equipos distribuidos geográficamente deben utilizar herramientas de colaboración en línea, establecer prácticas de comunicación claras, fomentar la confianza y la cohesión del equipo y adoptar una cultura de trabajo remoto efectiva.

Por Fabián Chafir .Socio de IFC Consulting y Autor de "Lecciones de Organización Industrial".

En los últimos años, ha surgido una tendencia cada vez más popular en el mundo laboral: el trabajo en equipos de personas distribuidas geográficamente. Gracias a los avances tecnológicos y a la creciente disponibilidad de herramientas de comunicación, las empresas están adoptando este enfoque para aprovechar los beneficios que ofrece. Los equipos distribuidos, también conocidos como equipos virtuales o equipos remotos, son aquellos en los que los miembros se encuentran ubicados en diferentes lugares geográficos y se comunican y colaboran a través de medios electrónicos y tecnológicos.

En lugar de trabajar juntos en una ubicación física centralizada, los miembros del equipo se conectan a través de herramientas de comunicación en línea, como videoconferencias, correo electrónico, chats y plataformas de colaboración en la nube. Estos equipos pueden estar compuestos por personas que trabajan desde sus hogares, oficinas satélites, diferentes sucursales de la empresa o, incluso, de diferentes compañías o países. La característica principal de los equipos distribuidos es que no comparten un espacio físico común para llevar a cabo sus actividades laborales, pero están conectados a través de la tecnología para colaborar y alcanzar los objetivos del proyecto o de la empresa. La naturaleza distribuida de estos equipos puede presentar desafíos únicos, como la coordinación de actividades, la comunicación efectiva, la construcción de confianza y la superación de barreras culturales y de idioma. Sin embargo, también brinda la oportunidad de acceder a talento diverso y global, así como de aprovechar las ventajas de flexibilidad y conciliación entre la vida laboral y personal.

Ventajas y desventajas de los equipos distribuidos geográficamente

Sin embargo, como con cualquier modelo de trabajo, existen tanto ventajas como desventajas asociadas. En este artículo, exploraremos algunos de los aspectos positivos y negativos de trabajar con equipos de personas en forma distribuida.

Ventajas:

• Mayor diversidad y talento global: Al trabajar con equipos distribuidos, las empresas pueden acceder a un talento más diverso y global. Ya no están limitadas a contratar personas en un área geográfica específica, lo que les permite aprovechar habilidades y conocimientos especializados de diferentes partes del mundo. Esta diversidad cultural y de pensamiento puede impulsar la creatividad, la innovación y la resolución de problemas en el equipo. 
• Flexibilidad y conciliación: Los equipos distribuidos ofrecen flexibilidad en términos de horarios de trabajo y ubicación. Los miembros del equipo pueden colaborar desde diferentes zonas horarias, lo que permite cubrir un mayor tiempo de trabajo y aumenta la capacidad de respuesta. Además, este enfoque puede mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal, ya que los empleados tienen más autonomía para gestionar su tiempo y equilibrar sus responsabilidades.
• Reducción de costos: Al no requerir un espacio físico centralizado, trabajar con equipos distribuidos puede generar ahorros significativos en términos de alquiler de oficinas, servicios públicos y otros gastos asociados. Esto puede ser especialmente beneficioso para startups y empresas en crecimiento con presupuestos limitados.

Desventajas:

• Comunicación y coordinación: La comunicación efectiva y la coordinación pueden ser un desafío en equipos distribuidos. La falta de interacción cara a cara puede dificultar la comprensión y generar malentendidos. Además, coordinar proyectos complejos puede requerir un mayor esfuerzo y una cuidadosa planificación para asegurarse de que todos los miembros del equipo estén en sintonía y trabajando hacia los mismos objetivos.
• Falta de conexión y cohesión: La falta de interacción física puede dificultar la construcción de relaciones sólidas entre los miembros del equipo. La conexión interpersonal y la confianza mutua a menudo se desarrollan más fácilmente cuando se trabaja en el mismo espacio físico. Esto puede afectar negativamente el espíritu de equipo y la colaboración, lo que lleva a una disminución de la motivación y la productividad.
• Desafíos tecnológicos y de seguridad: Trabajar en forma distribuida depende en gran medida de las herramientas tecnológicas disponibles. Si las plataformas de comunicación y colaboración no son confiables o no están actualizadas, pueden surgir problemas técnicos y dificultades para compartir información de manera eficiente. Además, existe el riesgo de brechas de seguridad y de protección de datos cuando se trabaja en redes descentralizadas.

Principales desafíos

Los equipos distribuidos enfrentan una serie de desafíos únicos debido a su naturaleza dispersa geográficamente. Algunos de los principales desafíos que enfrentan estos equipos son:

• Coordinación y sincronización: Los equipos distribuidos a menudo trabajan en diferentes zonas horarias, lo que puede dificultar la coordinación de horarios de trabajo y la sincronización de actividades. La planificación de reuniones y la colaboración en tiempo real pueden volverse complicadas.
• Construcción de relaciones y confianza: La falta de interacciones en persona puede dificultar el desarrollo de relaciones personales entre los miembros del equipo. La confianza y la cohesión del equipo pueden ser más difíciles de establecer y mantener.
• Gestión de la información y el conocimiento: La compartición y gestión de información se vuelve más compleja en equipos distribuidos. La falta de acceso directo a documentos y recursos puede ralentizar el flujo de información y dificultar la colaboración en proyectos. 
• Diferencias culturales y lingüísticas: Los equipos distribuidos a menudo están compuestos por miembros de diferentes culturas y pueden enfrentar barreras lingüísticas. Estas diferencias pueden afectar la comunicación, la comprensión mutua y el trabajo en equipo.
• Motivación y compromiso: Trabajar de forma remota puede llevar a la falta de motivación y compromiso en algunos miembros del equipo. La falta de supervisión directa y la sensación de aislamiento pueden afectar la productividad y el compromiso con los objetivos del equipo.
• Gestión del rendimiento: Evaluar y gestionar el rendimiento individual en un equipo distribuido puede ser desafiante. La falta de visibilidad directa de las actividades de los miembros del equipo puede dificultar la evaluación precisa del desempeño. Para superar estos desafíos, los equipos distribuidos deben utilizar herramientas de colaboración en línea, establecer prácticas de comunicación claras, fomentar la confianza y la cohesión del equipo y adoptar una cultura de trabajo remoto efectiva. La gestión del equipo también debe adaptarse para satisfacer las necesidades específicas de un entorno distribuido.

Secretos para gestionar equipos distribuidos

Estos tips te pueden ayudar a gestionar de manera efectiva equipos distribuidos, pero es importante adaptarlos a las necesidades específicas de tu equipo y entorno de trabajo.

• Comunicación clara y constante: Establecé canales de comunicación claros y utilizá herramientas de colaboración en línea para mantener una comunicación constante con todos los miembros del equipo. Utilizá videoconferencias, chats y correos electrónicos para asegurarte de que todos estén informados y alineados. 
• Establecé expectativas claras: De- finí claramente los roles, responsabilidades y objetivos de cada miembro del equipo. Asegurate de que todos entiendan lo que se espera de ellos y cómo se medirá su desempeño.
• Fomentá la confianza y la cohesión del equipo: Organizá actividades virtuales para fomentar la interacción social y el fortalecimiento de relaciones entre los miembros del equipo. Esto puede incluir reuniones periódicas de equipo, sesiones de videoconferencia informales o actividades de team building en línea.
• Establecé horarios de trabajo flexibles: Reconocé y respetá las diferentes zonas horarias en las que trabajan los miembros del equipo. Considerá la posibilidad de establecer horarios de trabajo flexibles para acomodar las preferencias y necesidades individuales, siempre que sea posible.
• Utilizá herramientas de gestión de proyectos y tareas: Implementá herramientas en línea que permitan la colaboración eficiente en proyectos y la gestión de tareas. Estas herramientas pueden ayudar a mantener un seguimiento de las actividades, asignar tareas y establecer plazos.
• Fomentá la autonomía y la responsabilidad: Brindá a los miembros del equipo la autonomía necesaria para llevar a cabo su trabajo de manera efectiva. Establecé expectativas claras en cuanto a los resultados y permití que los miembros del equipo tomen decisiones dentro de sus áreas de responsabilidad.
• Realizá reuniones virtuales efectivas: Organizá reuniones virtuales regulares para mantener a todos informados, alinear el trabajo y abordar cualquier problema o desafío. Asegúrate de que las reuniones tengan una agenda clara, sean enfocadas y permitan la participación de todos los miembros del equipo.
• Promové la transparencia y la compartición de información: Facilitá la compartición de información relevante y actualizada entre los miembros del equipo. Utilizá plataformas en línea para almacenar documentos y recursos compartidos, y promové una cultura de transparencia en la que todos tengan acceso a la información necesaria.
• Proporcioná retroalimentación regular: Mantené una comunicación constante con los miembros del equipo y brindales retroalimentación regular sobre su desempeño. Reconocé los logros y ofrecé orientación constructiva para mejorar.
• Aprendé y mejorá continuamente: Mantenete abierto a aprender de la experiencia y a mejorar tus habilidades de gestión de equipos distribuidos. Buscá feedback de los miembros del equipo y realizá ajustes en tu enfoque según sea necesario.